Дохід і Витрата — це одиничні записи на одному рахунку.

Переказ — це рух грошей між двома вашими рахунками. Він складається з двох записів, по одному на кожному рахунку, а в таблиці показується одним рядком Звідки → Куди. Переказ змінює обидва баланси, але ніде не рахується як дохід чи витрата: це не нові гроші, а ті самі гроші в іншому місці.

Наявну транзакцію не можна змінити з доходу на витрату чи навпаки. Тип обирається під час створення.

Кожна транзакція має дату. Деякі мають також фактичний період.

Дата — це коли гроші фактично рухалися. Від неї залежать баланси, Cashflow, платіжний календар і курс, за яким перераховується сума.

Фактичний період — це за що були гроші. Це діапазон із початком і кінцем, і він впливає лише на звіт P&L.

Саме завдяки цьому P&L відповідає на інше запитання, ніж Cashflow.

Зарплата 10 000, виплачена 10 січня за роботу в грудні, з фактичним періодом на весь грудень:

Річний інвойс на 12 000, оплачений 15 січня, за весь рік:

Cashflow показує всі 12 000 у січні. P&L рівномірно розподіляє суму по днях на всі 365 днів — приблизно 32,88 на день, тож місяць із 31 дня отримує 1 019,18, а лютий — 920,55. Оскільки розподіл іде по днях, а не по місяцях, жоден місяць не показує рівно 1 000, а сума дванадцяти округлених місяців може на цент перевищувати загальну.

Фактичний період необов’язковий і ніколи не заповнюється автоматично. Імпорт із банків і гаманців його не встановлює. Якщо в транзакції немає фактичного періоду, P&L бере її дату, тож для всього, що ви не розмічали, P&L і Cashflow збігатимуться.

Щоб прибрати фактичний період, відкрийте вибір дат — у комірці таблиці або у вікні транзакції — і натисніть Очистити. Після цього P&L знову бере дату транзакції.

Перекази фактичного періоду не мають узагалі.

Три способи: їх надсилає банк або гаманець, ви вносите їх вручну, або вони створюються із запланованого чи повторюваного шаблону.

У синхронізованій транзакції фінансові дані належать банку, і редагувати їх не можна: суму, валюту, дату й рахунок. Усе, що ви додаєте самі, можна змінювати: опис, категорію, контрагента, кастомні атрибути й фактичний період.

Коли банк надсилає оновлення транзакції, яку ви вже розмітили, ваші категорія, контрагент, фактичний період, атрибути й розділення зберігаються.

Синхронізовану транзакцію не можна видалити. Це банківський запис того, що відбулося.

Нова транзакція з майбутньою датою на ручному рахунку створюється запланованою. У таблиці біля неї з’являється позначка Планова.

Запланована — це ще не затверджена, незалежно від дати. Коли дата настає, автоматично нічого не відбувається: транзакція лишається запланованою, доки хтось не натисне Затвердити, а прострочені просто лишаються на місці. Зміна дати ніколи не змінює статус транзакції.

Затвердити можна заплановані доходи й витрати на ручних рахунках. Заплановані перекази поки затвердити не можна, а заплановані транзакції на банківських рахунках і гаманцях — узагалі, див. нижче.

Під час затвердження зберігаються запланована дата й час, якщо цей день уже настав. Платіж на 1 березня, затверджений 5 березня, лишиться на 1 березня. Якщо запланована дата ще в майбутньому, затвердження перенесе її на поточний момент, і вікно підтвердження про це попередить.

Часткового закриття немає. Якщо ви запланували 1 000, а надійшло 700, не можна закрити 700 і залишити 300 відкритими. Натомість можна:

Затверджена транзакція враховується завжди — у балансах і звітах, навіть якщо її дата в майбутньому. Заплановані транзакції враховуються лише з увімкненим Показувати планові дані. Тоді враховуються всі незатверджені транзакції за період, зокрема прострочені.

Щоб знову зробити затверджену ручну транзакцію запланованою, виділіть лише її і виберіть Дії → Зробити плановою. Дата, розділення та інші поля не зміняться. Це недоступно для банківських транзакцій і транзакцій гаманців, переказів, операцій в обробці, а також коли виділено більше одного рядка.

Планувати можна до кінця року, що настане через п’ять років.

Планувати можна й на підключеному банківському рахунку чи гаманці — наприклад, очікувану оплату від клієнта чи підписку з картки. Усе, що ви створюєте на такому рахунку, буде запланованим, незалежно від дати: фактичні транзакції там надходять лише з банку чи гаманця.

Повторюваний шаблон може повторюватися щодня, щотижня в обрані дні тижня, щомісяця в обрані числа або щороку в обрані дати.

Щомісячний шаблон на 31-ше число пропускає місяці, у яких немає 31-го. На 30-те він не переноситься.

Дати завершення немає: серія триває, доки ви її не зупините.

Шаблони зберігаються на сторінці Повторювані операції на бічній панелі.

Редагування шаблону змінює всі ще не затверджені транзакції, зокрема прострочені. Уже затверджені — це незалежні копії, вони зберігають свої дані.

Щоб змінити одну транзакцію й не зачепити решту, скористайтеся пунктом Редагувати лише цю транзакцію. Після збереження цю дату буде вилучено із шаблону, а транзакція стане самостійною. Вона лишиться запланованою і збереже розділення шаблону, якщо воно є. Це остаточно. Якщо закрити редактор без збереження, серія не зміниться.

Якщо в шаблоні задано фактичний період, кожна транзакція серії отримує його, зсунутий на свою дату. Так само й транзакція, яку ви отримаєте, затвердивши або відредагувавши її.

Щоб зупинити серію, оберіть у будь-якій її транзакції Видалити всі майбутні. Це не можна скасувати, а серію не можна відновити.

Банк не може знати, що дві транзакції — це той самий рух коштів, тож переказ між вашими рахунками надходить як витрата на одному рахунку й дохід на іншому. Доки ви їх не об’єднаєте, вони рахуються як справжні дохід і витрата.

Об’єднання — ручне. Виділіть рівно два рядки — один дохід і одну витрату з різних рахунків — і оберіть Зробити переказом. Якщо валюта однакова, суми мають збігатися. Заплановані транзакції, транзакції в обробці та наявні перекази для цього не підходять.

Дві початкові транзакції не знищуються. Повернути або видалення переказу відновлює їх точно такими, якими вони були.

Щоб створити переказ з нуля, скористайтеся формою переказу. Вона пропонує лише ручні рахунки; щоб зробити переказ із банківських транзакцій чи транзакцій гаманця, об’єднайте два наявні рядки.

Між різними валютами кожна сторона має власну суму, а ви вказуєте або отриману суму, або курс.

Розділення ділить одну транзакцію між кількома категоріями, контрагентами чи значеннями атрибутів — наприклад, один платіж за три проєкти.

Частини мають у сумі дорівнювати сумі транзакції, і їх має бути щонайменше дві.

Розділення не змінює баланс, а поки воно існує, сума й валюта транзакції заблоковані. На рахунку у валюті, відмінній від валюти воркспейсу, нову дату теж не вдасться зберегти, бо вона змінила б суму в перерахунку. Щоб їх змінити, приберіть розділення.

Дві речі, які варто знати про те, де враховується розділення:

Частини читає лише звіт P&L. Cashflow, платіжний календар і кастомні віджети беруть транзакцію цілком.

Фільтри працюють за транзакцією, а не за її частинами. Фільтр за категорією не знайде транзакцію, частини якої мають цю категорію: він дивиться на власну категорію транзакції, яка прихована після розділення.

Заплановані й повторювані транзакції можна розділяти, і транзакції серії успадковують розділення.

Перекази розділяти не можна.

Курси надходять раз на день, і курсу на сьогодні ніколи немає.

Кожна транзакція перераховується за курсом на її власну дату, і ця сума зберігається разом із транзакцією. Згодом вона не змінюється, навіть якщо постачальник курсів пізніше уточнить значення за цей день.

З балансами рахунків інакше: щоразу, коли ви їх переглядаєте, вони перераховуються за останнім курсом. Тому баланс і звіт можуть розходитися: вони відповідають на різні запитання за різними курсами.

Якщо на дату транзакції немає курсу для її валюти, зберегти транзакцію не вийде. Оберіть іншу дату або валюту.

Основну валюту воркспейсу не можна змінити після створення воркспейсу. Усе зберігається в перерахунку саме в неї.

Виділіть рядки, щоб з’явилася панель масових дій. Вона показує окремі підсумки доходів, витрат і переказів для виділення. Вона пропонує Дублювати та Видалити, а для рівно двох придатних рядків — Зробити переказом. Коли виділено рівно один рядок, з’являється ще меню Дії: для запланованої транзакції — ті самі дії, що й у меню рядка; для затвердженого ручного доходу чи витрати — Зробити плановою.

Транзакції, що надійшли з банку чи гаманця, не можна дублювати чи видаляти, тож якщо вони є у виділенні, ці дії недоступні. Заплановані транзакції, які ви створили на таких рахунках, — можна.

Дублювання й видалення скасувати не можна.

Кошика й відновлення немає. Видалена транзакція зникає назавжди, і повернути її із застосунку неможливо.

Видалення переказу прибирає обидві сторони. Видалення розділеної транзакції прибирає й усі її частини.

Видалення рахунку назавжди видаляє його транзакції. Якщо одна сторона переказу була на цьому рахунку, інша стає звичайним доходом чи витратою.

Звичайні транзакції видаляються з панелі масових дій після виділення, а не з меню рядка.

Кожна транзакція має категорію і контрагента, а також кастомні атрибути, які ви визначили. Категорії й контрагенти підтримують підваріанти, які звіти можуть об’єднувати або показувати окремо.

Як їх налаштувати, читайте в статті про кастомні атрибути.