Воркспейс — це один бізнес. Його рахунки, транзакції, звіти й користувачі належать йому й не видні з жодного іншого воркспейсу.

Якщо у вас кілька компаній — або компанія й ФОП, — створіть для кожної окремий воркспейс. Перемикатися між ними можна в меню вгорі ліворуч.

Кожен користувач має роль, яка визначає, що він бачить і що може робити:

Ролі «Адміністратор», «Редактор» і «Читач» працюють на всіх тарифах, зокрема на Free. Тарифи відрізняються можливостями своєї ролі:

На Basic своя роль може обмежувати, які рахунки й звіти бачить людина, але не може надавати імпорт та експорт, налаштування воркспейсу, керування учасниками чи зміну формату даних. Для цього потрібен Pro.

Якщо перейти на Free, уже налаштовані свої ролі працюватимуть далі — просто створювати чи редагувати їх не вийде, доки ви знову не підвищите тариф.

Користувачеві можна надати доступ до всіх рахунків або лише до обраних. Той, хто має доступ до двох рахунків із десяти, бачить лише ці два — у списку транзакцій, у балансі, у кожному звіті.

Він не бачить, що інші рахунки існують. Ні сірих рядків, ні незрозумілих прогалин у підсумках. Суми перераховуються для того, до чого в нього є доступ, тож з його погляду все сходиться.

Так можна дати бухгалтерові працювати з рахунками однієї компанії, не показуючи решту.

Рахунки, підключені пізніше, не додаються автоматично. Якщо ви надали комусь доступ до конкретного списку, а потім підключили новий банківський рахунок, ця людина його не побачить, доки ви не додасте його до її списку. Виняток — той, хто підключив рахунок: до його власного списку рахунок додається одразу.

Якщо обрати Своя роль, кожен дозвіл можна задати окремо:

А також окремі перемикачі для імпорту та експорту, налаштувань воркспейсу, керування учасниками й зміни формату даних.

Керування учасниками потребує доступу до всіх рахунків. Якщо ввімкнути його, доступ до рахунків зміниться на «Усі рахунки», а обраний раніше список під час збереження буде скинуто. Той, хто керує учасниками, бачить усі рахунки, бо однаково міг би надати собі доступ до будь-якого з них.

Оплати серед цих перемикачів немає. Керувати підпискою й платіжними даними можуть лише власник і адміністратори.

Зверніть увагу: керування учасниками й керування рахунками — окремі дозволи. Людині можна дозволити вносити транзакції, не дозволяючи підключати чи відключати банківські рахунки.

Запрошуйте зі сторінки Користувачі або з меню користувача. Можна додати кількох людей одразу; у кожному рядку вказується адреса електронної пошти й роль.

Запрошення надходить електронною поштою й дійсне сім днів. Одержувач має увійти з тією адресою, на яку ви надіслали запрошення: якщо він відкриє посилання під іншим акаунтом, його попросять увійти з запрошеною адресою.

Запрошення займає місце одразу після надсилання, ще до того, як його приймуть.

Поки воркспейс доступний лише для перегляду (після завершення пробного періоду чи останньої невдалої спроби оплати), запрошувати людей не можна, запрошення не можна прийняти, а деактивованого користувача — активувати знову. Деактивувати, видаляти й передавати права власника можна.

Щоб змінити запрошення, відкличте його й надішліть нове.

Зміна прав доступу набуває чинності на сервері одразу. Відкрита вкладка цієї людини перезавантажиться приблизно за десять секунд або щойно вона до неї повернеться, якщо дивилася щось інше.

Деактивувати — зберігає користувача та його права, звільняє місце й одразу закриває доступ. Повторна активація повертає все, що було, якщо є вільне місце.

Видалити — прибирає членство у воркспейсі. Права зникають, і якщо запросити людину знову, все доведеться обирати заново.

В обох випадках транзакції, рахунки й звіти, які людина створила, залишаються у воркспейсі.

Передати права власника може лише власник і лише користувачеві з дозволом на керування учасниками — адміністраторові або власній ролі з цим дозволом. Попередній власник стає адміністратором, і згодом його можна знову зробити власником.

Звіти, створені самим користувачем. Користувач, який може переглядати звіти, також може редагувати й видаляти створені ним звіти. Чужі звіти для нього доступні лише для читання. Користувач без доступу до звітів не бачить і власних звітів.

Перекази між рахунками. Переказ показується один раз — на рахунку, з якого пішли гроші. Тож користувач, який бачить лише рахунок-одержувач, не знайде переказ у своєму списку, хоча його баланс його враховує. Користувач, який бачить лише рахунок-відправник, бачить рядок і суму зі свого боку, а інший рахунок залишається порожнім. В обох випадках редагувати чи видаляти переказ не можна: зміна переказу стосується обох сторін, а одна з них йому недоступна.

Сторінки, до яких більше немає доступу. Якщо забрати в людини доступ до розділу, поки вона ним користується, її поверне на дашборд, а не покаже помилку.

Під час пробного періоду Pro кількість місць не обмежена. Після його завершення наявні користувачі зберігають доступ, а далі діє обмеження місць обраного тарифу.

Платні тарифи оплачуються за місця. Місце — це кількість, а не прив’язка до людини: кожен активний користувач і кожне неприйняте запрошення займає одне.

Оплата залежить від кількості придбаних місць, а не від того, скільки з них зайнято. Додані місця оплачуються одразу пропорційно. Зменшення кількості місць діє з наступного розрахункового періоду, без повернення коштів.

Деактивація чи видалення користувача звільняє його місце для нового, але сама по собі не зменшує суму оплати: для цього зменште кількість місць у налаштуваннях оплати.